Дубликат или испорченный??

[mss]

Коллеги!
У нас на зимнем выпуске в январе по одной специальности приложения распечатали все с ошибкой. Ошибку заметили сейчас. Дипломы уже вручены.
Как быть: обзвонить всех, вернуть приложение и заменить, ведь ошибка наша, и подписи председателя ГАК там нет. (В соответствие с п. 15 Инструкции "Бланки, составленные с ошибкой считаются испорченными при заполнении и подлежат замене.")
Или выдавать им всем дубликаты в соответствие с п. 29 Инструкции "Дубликат выдается в случае обнаружения ошибок после получения указанного документа".
Посоветуйте?

[ivkagitina]

Добрый день,
в случае возврата приложений в новых вы должны будете написать январскую дату выдачи...но что если кто-то из выпускников провел документы через апостиль или предоставил их по месту работы или последующей учебы? Мое мнение - легальнее выдавать дубликат по факту обращения, изымая и списывая по акту оригинал. Но если студентов очень мало, все они в досягаемости...можно и попробовать

[YAZubova]

Добрый день,
в случае возврата приложений в новых вы должны будете написать январскую дату выдачи...но что если кто-то из выпускников провел документы через апостиль или предоставил их по месту работы или последующей учебы? Мое мнение - легальнее выдавать дубликат по факту обращения, изымая и списывая по акту оригинал. Но если студентов очень мало, все они в досягаемости...можно и попробовать

Коллеги! Поделитесь, пожалуйста, технологией - если человек пишет заявление с просьбой выдать бланк взамен испорченного, новый бланк оформляеися и записывается в книгу "Выдача бланков взамен испорченных". Каким образом ваша организация принимает от него испорченный бланк? Ведь однажды он списан актом как выданный, например, по случаю выпуска. Т.е.чтобы его списать еще раз, надо каким-то образом его "оприходовать".

[tarasovane]

Добрый день,
в случае возврата приложений в новых вы должны будете написать январскую дату выдачи...но что если кто-то из выпускников провел документы через апостиль или предоставил их по месту работы или последующей учебы? Мое мнение - легальнее выдавать дубликат по факту обращения, изымая и списывая по акту оригинал. Но если студентов очень мало, все они в досягаемости...можно и попробовать

Коллеги! Поделитесь, пожалуйста, технологией - если человек пишет заявление с просьбой выдать бланк взамен испорченного, новый бланк оформляеися и записывается в книгу "Выдача бланков взамен испорченных". Каким образом ваша организация принимает от него испорченный бланк? Ведь однажды он списан актом как выданный, например, по случаю выпуска. Т.е.чтобы его списать еще раз, надо каким-то образом его "оприходовать".

Если бланк испорчен - то это проблема вуза на этапе заполнения бланка. Если уже выдан диплом (пусть даже с ошибкой) - то это уже дубликат. Выпускник не может писать заявление с просьбой выдать бланк взамен испорченного, только заявление о выдаче дубликата диплома в связи с обнаруженной ошибкой. НО: если вы еще не списали бланк как выданный, можно заменить выпускнику документ, оформив документацию как испорченный бланк.

[umu]

Здравствуйте! У нас давно сложилась система: если ошибка замечена до выдачи диплома, то меняем без проблем (бланк списывали как испорченный), если выпускник получал диплом, а ошибку замечал, например, через месяц (в этом же календарном году) выдавали новый диплом с прежними датами, но с другим регистрационным номером без пометки "дубликат" (бланк списывали как испорченный). И только, если выпускник обращался уже в следующем календарном году, тогда выдавали дубликат (бланк списывали как испорченный ранее).
После изучения нового порядка заполнения пришли к выводу, что дубликат надо давать даже если выпускник принес испорченный диплом через две недели после выдачи, так как это следует из текста порядка заполнения, и к тому же выпускник мог с этим дипломом где-то "засветиться". Сказано - сделано: выдали дубликат июльскому выпускнику 2014 года в сентябре 2014 года. И столкнулись с проблемой списания, в одном и том же квартале один и тот же бланк должен быть списан как выданный выпускнику и как испорченный.
С этого года решили вернуться к прежней системе!

[andreevatatiana]

Мы придерживаемся вашей прежней системы

[Муха]

К нам как-то тоже обратился выпускник через два месяца после получения диплома. Обнаружена была ошибка в фамилии (по вине университета). Хотели выдать дубликат (в соответствии с инструкцией), но было столько возмущений со стороны выпускника и угроз обратиться в суд, что мы решили, спокойнее будет заменить ему диплом. Тем более ошибка наша.

[mss]

В итоге всех обзвонили, предупредили.
Всем кто явился и сдал бланк заменили как испорченный. Всем, кто будут обращаться позже, из-за возникновения каких либо проблем, будем выдавать дубликаты и ссылаться на то, что мы вас предупреждали и просили явиться и заменить, но вы не пришли.

[Елена Дубинина]

Если выпускник просит выдать дубликат диплома(из-за опечатки) какая процедура списания? У нас списывать не хотят, потому что получается его списываем дважды: первый как выданный выпускнику и второй как испорченный.

[andreevatatiana]

Его надо списывать как выданный и списанный ранее. У нас бухгалтерия такие акты не берёт, т.к. этих бланков у них на балансе уже нет. но мы их храним вместе с другими актами, т.к. именно в них отражено, почему мы выдали дубликат; и они необходимы для отчётности